2020年10月の電子帳簿保存法改正による変更点を、シンプルにご説明します。まずは電子帳簿保存法の基礎から、改正前後における変更点、そして改正ポイントの詳細について解説します。その後、電子帳簿保存法の歴史と変遷、そして利点やデメリットについて考察します。さらに、対応方法や必要書類の申請方法も詳しく解説します。最後には、将来の電子帳簿保存法についての見通しや対策についても考えていきます。この記事を読めば、2020年10月に改正された電子帳簿保存法の変更点や対策方法が分かります。
はじめに:電子帳簿保存法の改正ポイントを解説
2020年10月、電子帳簿保存法に改正が行われました。これにより、企業や個人事業主が電子帳簿を保存する際のルールが変わりました。改正の主なポイントをいくつか紹介します。
まず一つ目のポイントは、電子化される記録の範囲が広がったことです。改正前は、紙でないものは全て電子帳簿として保存しなければなりませんでしたが、改正後は一定の条件を満たした場合、一部の記録やデータは電子化せずに保存できるようになりました。
また、タイムスタンプなどの規制も変更されました。改正前までは特定の方法で日時を証明する必要がありましたが、改正後は一部の記録に限り、日時の証明が必要ない場合もあります。これにより、従来よりも手軽に電子帳簿を保存することができるようになりました。
以上が、電子帳簿保存法の改正ポイントの一部です。詳しい内容やその他の改正点については、公式な情報源や専門家の意見を参考にすることをおすすめします。
まずは基礎から:電子帳簿保存法って何?
電子帳簿保存法とは、企業が紙の帳簿を電子データで保存する際のルールを定めた法律のことです。これまでは、企業は原則として10年間、帳簿を紙で保存する必要がありましたが、電子帳簿保存法の改正により、電子データでの保存も認められるようになりました。
改正前の電子帳簿保存法では、紙の帳簿が原本とされ、電子データは補完的な存在でしたが、改正により電子データが原本となることも可能になりました。また、電子データの保存期間も10年となり、紙と同じ期間に統一されました。
電子帳簿保存法の改正は、企業の業務効率化やペーパーレス化を促進する一方で、情報漏洩や改竄のリスクも考慮しなければなりません。この点についても、後ほど詳しく解説していきます。
改正前後で何が変わり、何が変わらないか見てみよう
2020年10月に施行された電子帳簿保存法の改正により、電子帳簿の保存範囲が広がりました。改正前は、勘定科目や金額などの基本情報のみが保存対象でしたが、改正後はそれに加えて、日付や時間、取引相手の情報なども保存することが求められるようになりました。
また、タイムスタンプや電子署名の規制も変更されました。タイムスタンプとは、情報の作成・変更時間を証明するものであり、改正前までは必須ではありませんでしたが、改正後は必要とされるようになりました。同様に、電子署名についても、その仕組みや規制が詳細に定義されました。
これらの改正により、電子帳簿保存法はより厳格なものとなり、より信頼性の高い電子帳簿の保存が求められるようになりました。ただし、改正前後で変わらない点もあります。例えば、保存期間は改正前後で変わっていませんし、保存方法やフォーマットについても特に変更はありません。
電子帳簿保存法の改正ポイントを詳しく解説
2020年10月、日本の電子帳簿保存法に改正が加えられました。この改正にはいくつかのポイントがありますが、まず最初に注目すべきは、電子化される記録の範囲が広がったことです。改正前は、主に売上や経費などの財務関連の記録が対象でしたが、改正後には契約書や労働契約書、経営計画書など、より幅広い文書が電子化される対象となりました。
次に注目すべき改正ポイントは、タイムスタンプなどの規制変更です。これまで、電子帳簿の作成時刻や修正日時といった情報は確認されることが求められていましたが、改正により、作成時刻や修正日時だけでなく、作成者や修正者の情報も保存されるようになりました。
改正ポイントその1:電子化される記録の範囲が広がった
2020年10月に改正された電子帳簿保存法では、電子化される記録の範囲が広がりました。これまで紙で保存されていたものに加えて、紙の原本を電子化して保存することも可能となりました。例えば、請求書や支払明細書、受領書など、日常的に発生する重要なビジネス文書も電子化が認められます。ただし、一部の例外があります。例えば、法令で紙の保存が義務付けられている文書や、他の法律に基づいて当該文書を保存しなければならない場合は、電子化が認められません。電子化される記録の範囲が広がったことで、企業や個人はより効率的な電子帳簿の管理が可能になります。
改正ポイントその2:タイムスタンプなどの規制変更
電子帳簿保存法の改正の2つ目のポイントは、タイムスタンプなどの規制の変更です。これまでは、電子帳簿の作成時点の時刻を記録するためにタイムスタンプが利用されていましたが、改正により、より厳密な記録が求められるようになりました。具体的には、タイムスタンプに加えて、電子署名や暗号化などの技術が使われることが求められます。
電子帳簿保存法の歴史とその変遷を見てみよう
電子帳簿保存法は、1998年に制定されました。当初は、電子帳簿の保存期間や方法に関する基本的なルールを定めた法律でした。その後、2005年、2015年、2016年の改正を経て、現在の形に至っています。
1998年～今までの電子帳簿保存法の歴史
電子帳簿保存法は、実は1998年に初めて導入されました。この法律は、企業が電子帳簿を使用する際の保存期間や保存形式などを定めています。当初は、電子帳簿の保存方法についてあまり具体的な規定がなかったため、企業側は自己判断で保存方法を選択する必要がありました。
その後、2005年に電子帳簿の保存期間が延長され、2015年には保存形式が電子化されることが明確に定められました。この改正では、電子帳簿保存の範囲が広がり、紙での保存も可能となりました。
さらに、2016年には電子帳簿の保存方法に関する基準が明確化されました。クラウド会計を経由した決済の記録やタイムスタンプの使用などが取り入れられ、保存される情報の信頼性が向上しました。
そして、2020年10月には最新の改正が行われ、電子帳簿保存法は再び変化しました。この改正では、電子化される記録の範囲がさらに広がり、タイムスタンプなどの規制も変更されました。
これまでの電子帳簿保存法は、時代の変化や技術の進歩に応じて改正が行われ、企業が適切に記録を保存するための基準が整備されてきました。今後も法律の変更に注意しながら、電子帳簿の保存に努めましょう。
電子帳簿保存法によるメリット・デメリットを考える
電子帳簿保存法には、企業にとってのメリットやデメリットがあります。まずはメリットから見ていきましょう。
メリットはコレ！:電子帳簿保存の利点
電子帳簿保存法の最大のメリットは、紙の帳簿からデータ化された電子帳簿への移行が進むことにより、業務の効率化が期待できる点です。紙の帳簿は手書きや専用の印鑑が必要なため、手間や時間がかかりますが、電子帳簿ではデータの入力や参照が簡単に行えます。また、データの漏洩や紛失のリスクも低減されるため、情報のセキュリティも向上します。
でも注意点もあります:電子帳簿保存のデメリット
一方で、電子帳簿保存にはデメリットも存在します。例えば、電子帳簿の保存には特定のフォーマットや保存期間が定められており、それに準拠する必要があります。また、データの破損や改ざんのリスクもあるため、データのバックアップやセキュリティ対策が重要となります。さらに、導入・運用には初期費用や維持費用もかかることも覚えておきましょう。
メリットはコレ！:電子帳簿保存の利点
電子帳簿保存法の改正には、多くの利点があります。まず、手書きの帳簿を電子化することで、紙の使用量を大幅に減らすことができます。これにより、環境に負荷をかけることなく、経理業務を効率化することができます。
さらに、電子帳簿保存はデータの保管や検索が簡単で便利です。紙の帳簿では、必要なデータを探すために時間がかかりますが、電子帳簿ではデータベース内でキーワード検索が可能です。これにより、迅速なデータの参照や請求書の確認が行えるため、業務の効率向上につながります。
また、電子帳簿保存はデータのバックアップや災害時の復旧作業にも役立ちます。紙の帳簿は破損や紛失のリスクがありますが、電子帳簿ではデータを複数のサーバーに保存することができるため、安全性が高まります。さらに、バックアップデータを使って早期にデータの復旧が可能なため、万が一の場合でも迅速な対応ができます。
でも注意点もあります:電子帳簿保存のデメリット
電子帳簿保存法の改正によるデメリットも存在します。まず、電子化されたデータが破損や消失するリスクがあります。もしも電子データが壊れたり、システムに問題が発生した場合、重要な情報が失われる可能性があります。そのため、データのバックアップと保護が重要です。
さらに、電子帳簿保存法の改正により、電子データの保存期間が長くなりました。これまでは5年間保存でしたが、改正により10年間保存する必要があります。長い保存期間に対応するためには、適切なシステムとインフラストラクチャーを整える必要があります。
また、電子帳簿保存法による改正は、中小企業にとっては負担となる可能性もあります。システムの更新やメンテナンス、データ保護のためのコストが発生するため、経営への影響を考慮する必要があります。
電子帳簿保存法への対応方法を知り、準備しよう
電子帳簿保存法の改正により、企業や団体は電子帳簿を保存するにあたり、一定の要件を満たす必要があります。そこで、電子帳簿保存法への対応方法について解説します。
まず、電子帳簿の保存には、データの整合性を保つための「必要十分な方法」が求められます。これには、データの改ざんや消失を防ぐためのセキュリティ対策が重要です。例えば、データのバックアップやアクセスログの保存、不正アクセス対策などが含まれます。
また、電子帳簿の閲覧や検索が容易に行えるようにするため、適切なデータの整理整頓も必要です。たとえば、フォルダやタグを使って分類したり、データベース管理システムを導入することで、スムーズなデータの操作が可能になります。
さらに、電子帳簿保存の期間や保存場所にも注意が必要です。法律に基づいて定められた保存期間を守るためには、期限が近づいた場合にアラートを設定したり、必要に応じてデータの移行や廃棄を行ったりする必要があります。また、保存場所についても、外部のストレージやクラウドサービスを活用することで、データの安全性や容量の管理が容易になります。
総じて、電子帳簿保存法への対応には、セキュリティ対策、データの整理整頓、保存期間と場所の管理などが必要です。これらの対応方法を確認し、早めの準備を行いましょう。
申請方法と必要書類を分かりやすく解説
電子帳簿保存法によるデータ保存を行いたい場合は、まず申請を行う必要があります。申請方法は非常にシンプルで、国税庁のウェブサイトにアクセスし、指定された書類を提出するだけです。
まず必要な書類としては、電子帳簿保存法の申請書や保存システムの概要、保存データの種類や保存期間などが挙げられます。これらの書類は、確定申告書類などと同様に、正確かつ詳細に記入する必要があります。
また、提出書類だけでなく、申請者の身元を証明する書類（個人の場合は住民票や免許証、法人の場合は登記簿謄本など）も一緒に提出する必要があります。
提出後の審査結果は、申請から約1ヶ月程度で通知されます。審査に合格すると、データの保存を行うための許可を取得することができます。
これからの電子帳簿保存法の見通しと対策を考える
電子帳簿保存法改正により、企業の電子帳簿保存にはさらなる変化が訪れることが予想されます。そのため、企業は適切な対策を講じる必要があります。
まず、改正ポイントとして電子化される記録の範囲が広がったことが挙げられます。これにより、企業は紙ベースの帳簿から電子帳簿への移行が求められます。その際は、紙ベースの帳簿からのデータ変換や適切な保存方法の確立が必要です。
また、改正ポイントとしてタイムスタンプなどの規制にも変更が加わりました。タイムスタンプを活用することで、電子帳簿の改ざんや証拠能力の強化が可能となります。企業は適切な証拠管理システムの導入や操作方法の徹底を行う必要があります。
さらに、改正によりクラウド会計を経由した決済における電子帳簿保存が可能となりました。これにより、より効率的な帳簿管理が可能となりますが、クラウドサービスの利用にはセキュリティ上のリスクも伴います。企業は情報漏洩対策やデータバックアップの強化など、セキュリティ面での対策が必要です。
以上の改正ポイントを踏まえ、企業は適切な対策を取ることが重要です。電子化への移行には時間と労力がかかるため、早めの準備が求められます。また、データの信頼性やセキュリティ面にも留意しながら、電子帳簿保存法に適合した体制を整えることが必要です。これらの対策をきちんと講じることで、法改正の影響を受けずに適切な帳簿管理を行うことができます。
この記事のまとめ
いかがでしたか？この記事では、2020年10月に改正された電子帳簿保存法について分かりやすく解説しました。まずは電子帳簿保存法の基礎から説明し、改正前後での変更点や変わらない点についても触れました。さらに、改正ポイントとして電子化される記録の範囲の広がりやタイムスタンプの規制変更について詳しく解説しました。また、電子帳簿保存法の歴史やその変遷、メリットやデメリットについても考えました。最後に、対応方法や必要な書類について分かりやすく解説し、これからの電子帳簿保存法の見通しと対策についても考えました。是非、これらの情報を参考にして、電子帳簿保存法に対する理解を深めてください。
